Toga
Gebruiksvriendelijke advocatensoftware met zeer krachtige functionaliteiten, ontwikkeld voor het complete dossierbeheer van advocatenkantoren.
Een gestroomlijnde interface die nauw aansluit bij de vertrouwde Microsoft Office ‘Look en Feel’ maakt Toga uiterst gebruiksvriendelijk. U herkent meteen het systeem van tabbladen en werkbalken. De door de gebruiker in of uit te schakelen opties, de naar eigen behoefte in te stellen overzichten en rapporten en een uitgebreid systeem van gebruikersrechten zorgen voor een hoge flexibiliteit.
Dit evenwicht tussen eenvoud en doorgedreven functionaliteit zorgt ervoor dat Toga zowel de basisgebruiker als de veeleisende gebruiker aanspreekt. Integraties met gangbare Office programma’s zoals Word, Excel, Outlook en Teams maken het nog vlotter werken.
Door de jaren heen werd de software, onder andere door feedback van onze klanten, nog verder uitgebreid met gespecialiseerde modules. Lees hieronder meer over alle mogelijkheden.
Toga Hosting - Cloud
Uw vertrouwde Toga-applicatie op uw computer met centrale opslag van de gegevens in een Microsoft Azure Datacenter.
Waarom kiezen voor Toga Hosting?
- Een flexibele oplossing om veilig met Toga te werken vanop elke plek waar internet beschikbaar is.
- Automatische back-up van uw data.
- Snel opschalen van de benodigde capaciteit voor uw data.
- Prijs per gebruiker per maand back-up inbegrepen.
Lees meer over veiligheid en privacy van deze technologie op de Microsoft Azure site.
TogaNet - Online dossieropvolging
Bied uw cliënten een extra service aan met TogaNet, een platform waarop u cliënten kan informeren over de voortgang van dossiers en antwoorden kan geven op de soms vele vragen. Kies zelf aan welke cliënten u deze dienst wil aanbieden en maak een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord aan per cliënt, waarna
cliënten online de informatie kunnen raadplegen die door u beschikbaar wordt gesteld. Daarnaast kan u met de ingebouwde berichtenmodule ook snel en gericht met uw cliënten communiceren.
Alle gegevens die u via deze weg publiceert, staan op onze sterk beveiligde webservers en alle informatie die uw cliënt opvraagt wordt versleuteld.
TogaLink (mobiele app)
Zoals u van een hedendaagse advocatensoftware kunt verwachten vullen we Toga Hosting aan met de TogaLink App. De App is een ideale aanvulling voor onderweg.
Snelheid en eenvoud zijn sleutelbegrippen bij gebruik van de App. Bij opstart wordt meteen de meest urgente informatie getoond, zoals ongelezen berichten en de eerstvolgende afspraken.
Dankzij de uitgebreide functionaliteiten van de App kan u dossiers opzoeken, contactpersonen in dossiers rechtstreeks bellen of berichten sturen, afspraken maken, en documenten bekijken. Een melding bij nieuwe berichten en komende afspraken zorgt ervoor dat u ook onderweg op de hoogte blijft.
Basismodules
De gegevens in onze basismodules zijn beschikbaar vanuit twee richtingen, afhankelijk van het functieprofiel van de Togagebruiker: open een overzicht van gegevens binnen een module over alle dossiers heen, of raadpleeg alle gegevens die betrekking hebben op één dossier zonder te moeten schakelen tussen de verschillende modules.
Dossierbeheer:
- Vind dossiers in voorgedefinieerde lijsten of gebruik uitgebreide filters om een zoekactie te starten.
- Start nieuwe dossiers of archiveer afgesloten dossiers.
- Raadpleeg alle gegevens die betrekking hebben op het dossier zoals berichten, agenda, documenten en kosten en prestaties vanuit de dossierfiche.
- Na éénmalig ingeven van de partijen waarmee wordt samengewerkt worden deze bewaard in contactfiches. Gebruik deze gegevens in alle andere Toga onderdelen zodat overal met dezelfde gegevens wordt gewerkt.
- Beperk de toegang tot dossiers door het uitreiken van toegangsrechten.
Documenten:
- Vind documenten terug via lijsten, filters, overzicht van recente dossiers of zoek op inhoud van alle documenten binnen Toga.
- Vermijd fouten door gebruik te maken van Sjablonen, standaardteksten en automatische velden die gegevens overnemen uit het dossier.
- Win tijd door het samenstellen van digitale stukkenbundels.
- Registreer automatisch de gepresteerde tijd en kosten.
- Voeg bestanden toe van gelijk welk bestandstype door ze te importeren.
- Print elke type document op het juiste papier door deze te linken aan de juiste printerinstellingen binnen Toga.
Berichten:
- Verstuur interne berichten binnen uw kantoor.
- Importeer en verstuur externe berichten in Toga vanuit de persoonlijke- of kantoormailbox.
- Behandel zowel inkomende als uitgaande berichten, intern of extern, binnen één scherm.
- Importeer externe berichten in het dossier zodat ze zichtbaar zijn voor iedereen.
- Maak gebruik van standaardteksten en automatische velden om fouten te vermijden en uniformiteit te bekomen binnen het kantoor.
- Registreer automatisch de verwerkingstijd en -kosten.
Agenda:
- Beheer taken en afspraken, individueel of voor het hele kantoor.
- Filter taken en/of afspraken op basis van dossier, week, uitvoerder, beheerder, termijn, e.a.
- Zorg voor meer efficiëntie in verplaatsingen door het verdelen van taken op basis locatie of rechtbank.
- Controleer en registreer prestaties rechtstreeks vanuit de taken en afspraken lijst.
- Synchroniseer de agenda met uw Outlook agenda.
Kosten & prestaties:
- Registreer automatisch alle verrekenbare routinehandelingen zoals dossieraanmaak, briefwisseling, afrekeningen, e.a.).
- Registreer manueel bijkomende handelingen en/of kosten.
- Registreer de werkelijk gepresteerde tijd door het inschakelen van een klok.
- Genereer automatisch ereloonstaten op basis van de geregistreerde prestaties en kosten.
- Genereer automatisch ereloonstaten op basis van geregistreerde prestaties en kosten.
- Voer analyses uit op basis van vooraf gedefinieerde lijsten per cliënt, dossierbeheerder, prestatie-uitvoerder en groepeer volgens cliënt, dossierbeheerder, dossier, prestatiesoort.
Extra Modules
Voor kantoren met specialisaties is er nood aan extra functionaliteiten. Deze extra functionaliteiten biedt Toga aan in extra modules.
Curator:
- Beheer faillissementen door het voeren van een boekhouding per faillissement.
- Beschik over extra contactfiches voor schuldeisers, schuldenaars, woonkeuze, e.a.
- Volg deadlines op in het faillissementsdossier dankzij de rappel- en afsprakenagenda.
- Volg binnen het dossier de status op van alle schuldvorderingen en behoud het overzicht van het gerealiseerde actief dankzij de volledige boekhoudkundige verwerking binnen de boekhoudmodule.
- Spaar tijd en vermijd fouten door gebruik te maken van sjablonen en specifieke standaardteksten voor het opmaken van het PV van verificatie of fiscale fiches.
- Maak binnen Toga Curator gebruik van alle gegevens binnen de basis modules.
Incasso:
- Verhoog de efficiëntie en verwerkingssnelheid van uw incasso-dossiers.
- Automatiseer uw administratie vanaf de aanbreng van het dossier tot de financiële afrekening.
- Maak automatisch dossiers aan met behulp van inleesbestanden (Excel- of tekstbestanden). Elk dossier bevat een cliëntenfiche, schuldenaarsfiche, een eventuele deurwaardersfiche en volledige afrekening van factuurbedragen, interestberekeningen e.a.
- Maak gebruik van standaardbrieven per cliënt om volledig automatisch rappelbrieven met een volledig detail van de afrekening te versturen.
- Lees elektronische bankkuittreksels in (CODA-bestanden) en vereenvoudig de financiële verwerking. In combinatie met gestructureerde mededelingen worden binnenkomende betalingen automatisch verwerkt.
- Maak gebruik van de krachtige statistiekenmodule van Toga Incasso om naast de standaard rapportering gebruiksvriendelijke rapporten op maat te genereren.
Bewindvoering:
- Beheer uw bewindvoeringsdossiers op een efficiënte en eenvormige manier.
- Bewaar specifieke gegevens in de bijkomende tabbladen binnen het dossierscherm.
- Pas de standaard periodieke rapportering aan uw behoeften aan.
- Leg een chronologisch sociaal verslag aan en verwerk dit in het periodiek rapport.
- Voer een gedetailleerde financiële opvolging uit in de per dossier gescheiden boekhouding.
- Win tijd en automatiseer zowel het uitgaand betalingsverkeer met XML-bestanden als alle verrichtingen in de boekhouding met behulp van CODA-bestanden.
Schuldbemiddeling:
- Beheer uw SB-dossiers op een efficiënte en eenvormige manier.
- Bewaar specifieke gegevens in de bijkomende tabbladen binnen het dossierscherm.
- Pas de standaard periodieke rapportering aan uw behoeften aan.
- Maak gebruik van de specifieke en uitgebreide contactfiches voor schuldeisers en boedelschuldeisers om relevante informatie te bewaren en deze te gebruiken om een afbetalingsvoorstel op te maken.
- Beschik over aangepaste standaardteksten en automatische velden om alle relevante gegevens voor een schuldbemiddelingsdossier snel en gemakkelijk te verwerken in documenten.
- Voer een gedetailleerde financiële opvolging uit in de per SB-dossier gescheiden boekhouding.
- Verwerk de uittreksels van al uw dossiers in één keer via een geoptimaliseerd scherm voor het inboeken van financiële verrichtingen via CODA.
Financieel
Met behulp van onderstaande modules voert u binnen Toga een BTW-boekhouding of een volledige venootschapsboekhouding.
Boekhouding & facturatie:
- Voer een volledige vennootschapsboekhouding binnen Toga met verwerking van BTW.
- Printen van overzichten en lijsten voor fiscale aangifte.
- Administratie van derdengelden.
- Automatische aanmaak van dagboek, dossierfiches, saldi derdengelden en fiches 281.50.
- Automatische aanmaak van facturen als Word- of pdf-document.
Elektronische facturatie:
- Elektronische facturatie via e-mail.
- Elektronische facturatie via PEPPOL.
Rekenfuncties:
- Afrekeningen en interestberekeningen met mogelijkheid tot ingeven van meerdere hoofdsommen.
- Bereken interest op andere bedragen dan de hoofdsommen, al dan niet tegen variabele interestvoet.
- Maak zelf een keuze waarop betalingen eerst worden toegerekend.
- Automatische controle met signalisatie op laattijdige betaling via de Toga boekhouding.
- Maak gebruik van de rekenfunctie die werkdagen, weekenddagen en feestdagen telt binnen een bepaalde periode.
Coda & XML:
- Boeken aan de hand van rekeninguittreksels door het inlezen van CODA-bestanden die door de meeste banken verstrekt worden of door Isabel kunnen aangemaakt worden.
- Voorbereiden van betalingen en elektronisch doorsturen via CIRI of XML.
Derdengelden:
- Opvolgen van in- en uitgaande verrichtingen op de derdenrekening.
- Boeken van derdengelden buiten balans.
- Zicht op het saldo van derdengelden per dossier en/of per derdenrekening.
- Automatisch genereren van alle nodige rapporten zoals langdurige derdengelden en jaarlijkse rapporteringslijst.
Integraties
Toga fungeert als toegangspoort tot verschillende platformen zoals eID, DPA, e-deposit, Companyweb etc. zodat u binnen Toga deze diensten kunt gebruiken zonder te moeten pingpongen tussen al deze toepassingen en websites.
Digitale Handtekening:
- Onderteken documenten in Toga met een eID-kaartlezer en uw identiteitskaart.
- Personaliseer uw handtekening voor het kantoor of individueel door er een logo-watermerk aan toe te voegen.
- Een PDF-document wordt automatisch aangemaakt en aan de documentenlijst toegevoegd.
DPA deposit & e-Deposit:
- Stuur vanuit Toga met één klik gegevens door naar DPA.
- Een wizard vereenvoudigt drastisch het proces van het opstellen van een deposit.
- Start een nieuwe deposit vanuit het hoofdmenu, het dossiermenu of door rechts te klikken rechtstreeks op het door te sturen document.
- Na het doorlopen van de wizard is er nog de mogelijkheid tot toevoegen van documenten, verzendwijzen en geadresseerden.
- De kosten voor DPA worden automatisch weggeschreven bij de kantoorkosten van het dossier.
- Bereid documenten voor in Toga om deze te exporteren en vlot op te laden in e-Deposit.
Companyweb:
- Onmiddellijke toegang tot juridische bedrijfsgegevens via de contactfiche.
- Duidelijk zicht op de financiële toestand van uw relatie door integratie van de gezondheidsbarometer.
- Vraag vanuit de contactenfiche met één muisklik een uitgebreid handelsrapport op.
- Controle en aanvullen van alle gegevens binnen contactfiches.